Tietosuojaseloste

Nämä ovat Tanssiareena ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset rekisteri- ja tietosuojaselosteet. Tanssiareena ylläpitää sekä asiakasrekisteriä (mm. lipunmyyntiin liittyvät henkilötiedot) sekä sidosryhmärekisteriä. Kummallekin rekisterille on oma tietosuojaseloste.

Laadittu: 5.9.2018

 

Asiakasrekisteri

Rekisterin ylläpitäjä

Tanssiareena ry, y-tunnus 1721020-7
c/o Isabel Gonzalez, Ruusulankatu 1 C 40, 00260 Helsinki
Yhteyshenkilö 
Isabel González, , tel. +35407627377

Rekisterin nimi

Liikkeellä marraskuussa -festivaalin asiakasrekisteri

Rekisterin ylläpidon peruste 
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde). Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen.

Rekisterin tietosisältö, käsittelyn tarkoitus ja säilyttämisen kesto

Henkilötietoja kerätään ao. mainituilla tavoilla ja tietolähteistä:

  • henkilötietoja kerätään ensisijaisesti käyttäjältä itseltään, tietojen kerääminen voi myös tapahtua palvelun teknisessä toteutuksessa automaattisesti.
  • tiedot, jotka rekisteröity antaa ja tiedot joita asiakasrekisteri sisältää.

Tilanteesta riippuen, joko kaikki, tai vain osa seuraavista:

  • etu- ja sukunimi
  • sähköpostiosoite
  • edustamansa organisaation nimi rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot, kun rekisteröity edustaa yhteisöä
  • 
postiosoite (valinnainen)
  • puhelinnumero (valinnainen)
  • 
tieto ostetuista tuotteista
  • 
tilausnumero

Tietoja kerätään

  • 
asiakkuuden perusteella kootut sähköpostilistat (festivaalipassin ostaneet). Ostettaessa festivaalipassi tai yksittäislippuja Tanssiareenan käyttämän Holvi-verkkokaupan kautta, johon kerätään (Holvi) tilaajatietorekisteri (tilausten kirjaamista, käsittelyä ja toimittamista varten)
  • 
ilmoittautuessa sähköisen uutiskirjeen tilaajaksi
  • Liikkeellä marraskuussa -festivaalin yhteistyökumppanien (Kiasma-teatteri, Stoa, Zodiak) lippukanavien asiakasrekistereistä, vain Liikkeellä marraskuussa -festivaalin esityksiin ostettujen yksittäislippujen asiakkaat
  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla

Tiedot, jotka ovat kerätty festivaalin asiakasrekisteriin/sähköpostilistalle, säilytetään kunnes asiakas itse ilmoittaa haluavansa tietonsa pois listalta, tai kunnes muuten huomataan tietojen paikkansapitämättömyys / vanhentuminen.

Holvi-verkkokauppa säilyttää tietoja kaikista asiakkaiden tilitapahtumista viiden vuoden ajan eurooppalaisen rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevan direktiivin (EU) 2015/849 mukaisesti.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • asiakkaan ostamien festivaalipassien ja pääsylippujen toimittaminen ja asiakassuhteen hoitaminen
  • hyvityspyyntöjen ja korvausvaatimusten käsittely, vastaaminen ja maksaminen
  • asiakaspalautteen käsittely ja siihen vastaaminen
  • festivaalin ohjelmistosta ja sen muutoksista tiedottaminen
  • festivaalin kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen.
  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä palveluiden personointi.
  • asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta.
  • asiakaskannan analysointi ja luokittelu joiden tavoitteena on viestinnän kohdentaminen.
  • sähköisten palvelukanavien (kuten verkko- ja mobiilipalvelut) seuranta tilastointipalvelujen kehittämiseksi, markkinointitarkoituksiin ja asioinnin helpottamiseksi.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sallimin ja velvoittamin tavoin.

Lipunmyynnin osalta verkkokaupan pitäjänä on Holvi Payment Services Ltd ja Tanssiareena on rekisterinkäyttäjä.

Tavanomaisena osana lipunvälitystoimintaa rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja säännönmukaisesti niille tapahtumanjärjestäjille, joiden tilaisuuksiin tai tapahtumiin rekisteröity on ostanut lippuja, lahjakortteja tai muita tuotteita, ja joihin rekisteröidyllä on siten myös asiakassuhde.

Tapahtumanjärjestäjät voivat käsitellä luovutuksen perusteella henkilötietoja sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole yhteen sopimattomia edellä mainittujen henkilötietojen käyttötarkoitusten kanssa. Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja huolellisesti valikoimiemme yhteistyökumppaneiden sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön niin edellyttäessä myös viranomaisille. Asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Palveluiden tarjoamiseen liittyen. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Liikkeellä marraskuussa -festivaali käyttää viestinnässään ja uutiskirjeittensä lähettämiseen MailChimp-sähköpostipalvelua. MailChimp on yhdysvaltalaisen The Rocket Science Group -yhtiön palvelu ja Google yhdysvaltalainen yhtiö, mikä tarkoittaa, että sitä käytettäessä joitain henkilötietoja siirtyy Euroopan unionin ulkopuolelle. Yhdysvaltoihin siirrettävä tietosisältö sisältää henkilön etu- ja sukunimen, sähköpostiosoitteen. Tietojen siirtäminen MailChimp-palveluun perustuu suostumukseen festivaalin viestinnän vastaanottamisesta, ja suostumus on mahdollista peruuttaa koska tahansa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattu. Rekisterinpitäjä kerää tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Liikkeellä marraskuussa -festivaalin ja muun lippujen jälleenmyyjän rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan rekisterinpitäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Rekisterinpitäjä määrittää myös käyttäjälle myönnettävän käyttöoikeustason. Lisäksi rekisterinpitäjä on sopimuksellisin keinoin huolehtinut siitä, että henkilötietoja sen lukuun käsittelevä yhteistyökumppani on sitoutunut henkilötietojen suojaamiseen myös omien työntekijöidensä toimien osalta.

Liikkeellä marraskuussa -festivaalin henkilökunnan käytössä olevaa asiakasrekisteri sijaitsevat Tanssiareenan ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella jokainen sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkista rekisteriin tallennetut tiedot, sekä oikeus vaatia hänestä rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Vapaamuotoiset tarkistus- ja korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostitse rekisterin ylläpitäjälle:

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

 

Sidosryhmärekisteri

Rekisterin ylläpitäjä


Tanssiareena ry, y-tunnus 1721020-7

c/o Isabel Gonzalez, Ruusulankatu 1 C 40, 00260 Helsinki
Yhteyshenkilö 
Isabel González, , tel. +35407627377

Rekisterin nimi


Liikkeellä marraskuussa -festivaalin asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen tai asiakkaan antamaan toimeksiantoon.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Liikkeellä marraskuussa -festivaalin asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito
  • rekisteritietoihin perustuva monikanavakontaktointi
  • viestintä ja tapahtumahallinta
  • palveluiden sähköinen suoramarkkinointi ja myynti

Rekisterin tiedot sijaitsevat Tanssiareenan ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella jokainen sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä.

Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilyttämisen kesto

Järjestelmään rekisteröidään:

  • potentiaaliset henkilö- ja yhteisöasiakkaat
  • asiakas- ja sidosryhmäorganisaatiot, sekä yhteyshenkilöt em. yhteisöissä.
  • yksityishenkilöistä rekisteriin tallennetaan nimi ja yhteystiedot. Yhteisöistä ja niiden edustajista voidaan tallentaa myös muita tietoja mahdollisuuksista yhteistyöhankkeisiin festivaalin kanssa.

Tietojen säilyttämisen kestoa ei ole määritelty erikseen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään järjestelmään festivaalin piirissä tapahtuvan toiminnan kautta, esimerkiksi tapahtumissa, yhteistyökumppaneilta ja viestinnästä kiinnostuneilta henkilöiltä suoraan itseltään. Henkilöihin liittyviä tietoja syntyy tietojärjestelmiin myös sähköisten palveluiden käytön yhteydessä. Yhteisöistä voidaan kerätä tietoa myös julkisesti saatavilla olevista rekistereistä.
Tietoja täydennetään ja ylläpidetään asiakaskontaktien perusteella.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sallimin ja velvoittamin tavoin. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön niin edellyttäessä myös viranomaisille. Asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle palveluiden tarjoamiseen liittyen. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Liikkeellä marraskuussa -festivaali käyttää viestinnässään ja uutiskirjeittensä lähettämiseen MailChimp-sähköpostipalvelua. MailChimp on yhdysvaltalaisen The Rocket Science Group -yhtiön palvelu ja Google yhdysvaltalainen yhtiö, mikä tarkoittaa, että sitä käytettäessä joitain henkilötietoja siirtyy Euroopan unionin ulkopuolelle. Yhdysvaltoihin siirrettävä tietosisältö sisältää henkilön etu- ja sukunimen sekä sähköpostiosoitteen. Tietojen siirtäminen MailChimp-palveluun perustuu suostumukseen festivaalin viestinnän vastaanottamisesta, ja suostumus on mahdollista peruuttaa koska tahansa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattu. Rekisterinpitäjä kerää tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Liikkeellä marraskuussa -festivaalin henkilökunnan käytössä olevaa asiakasrekisteri sijaitsevat Tanssiareenan ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella jokainen sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkista rekisteriin tallennetut tiedot, sekä oikeus vaatia hänestä rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Vapaamuotoiset tarkistus- ja korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostitse rekisterin ylläpitäjälle:

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.